Fascicoli cartacei, fax, riunioni e posta elettronica? Addio. Immaginate un dipartimento legale in house che non ha più bisogno di questi strumenti di lavoro e quindi nemmeno degli spazi per gestirli e contenerli. Non è un fanta-scenario ma quello che è successo alla funzione legale di Banca popolare di Milano (Bpm). L'Istituto, circa un anno fa, ha avviato un processo di riorganizzazione delle procedure gestite dalla funzione legale. «Si è trattato di un lavoro – in parte ancora in corso - lungo e complesso che ci ha impegnati molto e che ha portato alla centralizzazione in un solo repository digitale di tutti gli applicativi dell'area legale e alla dematerializzazione dei documenti ricevuti, prodotti e inviati. A breve arriveremo al digital working totale», spiega Massimiliano Lovati, responsabile affari legali di Bpm.
Una funzione che, negli ultimi anni, ha dovuto fare i conti, da un lato, con il costante aumento del carico di lavoro (solo nel 2015 il dipartimento presieduto da Lovati ha preso in carico 18.000 nuovi fascicoli), e dall'altro con l'impossibilità di aumentare le risorse e il personale del dipartimento. «L’ufficio legale di Bpm – spiega il responsabile – è composto da circa 60 persone, divise in unità che presidiano tutti gli aspetti giuridici di interesse per il Gruppo. Ci occupiamo di consulenza legale, di gestione cause e procedure, ma anche di privacy e dell'ufficio reclami. Inoltre coordiniamo e monitoriamo il lavoro dei professionisti esterni come avvocati, commercialisti, periti e notai. In questo contesto adottare una piattaforma tecnologica che ci supportasse nel lavoro quotidiano era diventata ormai una necessità».
Più efficienza e sicurezza
All'aumentata mole di lavoro si è aggiunta la necessità di confrontarsi con un cambiamento più generale che ha completamente mutato il contesto normativo e sociale all'interno del quale si muovono le direzioni affari legali. «Negli ultimi 25 anni – continua Lovati - è cresciuta la consapevolezza del cliente e con questa la richiesta di nuovi modelli di servizio». Inoltre, per effetto di norme e interventi giurisprudenziali, sono aumentate le tipologie dei rischi che un dipartimento legale si trova a dover presidiare. «Tutto questo ci ha portati ad aumentare lo sforzo per ottimizzare l'impiego del capitale e per individuare processi sicuri che diminuiscano il rischio operativo», rivela l'in house.
Un rischio che spesso è amplificato dagli strumenti di lavoro. Carta, riunioni, telefoni, fax, email e lettere non consentono infatti di poter avere sempre tutte le informazioni relative ai clienti aggiornate e disponibili in un unico punto di accesso. Per questo motivo Bpm ha deciso di eliminare tutti gli strumenti di lavoro cartacei e utilizzare solo documenti digitali conservati a norma e firme elettroniche. Ma non solo. Il dipartimento guidato da Lovati ha deciso anche di adottare un nuovo modo di organizzare il lavoro in house basato su un gestionale integrato con flussi di lavoro guidati. «In questo modo – continua - riusciamo a tracciare ogni stadio della lavorazione e attribuire puntualmente le aree di responsabilità, supportando così la gestione del rischio operativo».
Integrazione tecnologica dei legali esterni
La rivoluzione tecnologia di Bpm non si è limitata solo al lavoro in house ma anche a quello dei legali esterni. «Grazie al gestionale che utilizziamo siamo riusciti a....
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